UPDATE 27 maart 2020
Inmiddels is bekend dat gerechtsgebouwen ook na 6 april gesloten blijven. Urgente zaken worden in behandeling genomen maar in principe nog steeds zonder fysieke zitting. Er zal in beginsel telefonisch worden gehoord, bijvoorbeeld door Skype for Business. Schriftelijke procedures kunnen doorgaan.
De voorzieningenrechter bepaalt of een aanvraag voor kort geding urgent is (althans superspoed heeft) of moet worden aangehouden. Bij urgente zaken bepaalt de voorzieningenrechter of de mondelinge behandeling al dan niet via een telefonische (beeld)verbinding kan plaatsvinden of partijen wordt gevraagd om in te stemmen met een schriftelijke procedure. Deze werkwijze kan ook in niet urgente zaken worden gevolgd. Voor niet urgente zaken wordt vooralsnog een pro-forma datum voor behandeling bepaald.
De Rechtspraak stelt een aanvullende lijst op van zaken die ook prioriteit moeten krijgen (naast de urgente zaken). Begin april wordt deze lijst gepubliceerd en daarna wordt deze steeds geactualiseerd. Het is nog onbekend welk soort zaken dit betreft.
————————————————————————–
Vanwege de aanpak van het Coronavirus (althans COVID-19) is veel van het dagelijks leven aangepast met grote gevolgen voor mensen en bedrijven. Veel mensen werken voorlopig vanuit huis, restaurants zijn gesloten voor bezoekers en (grote) events kunnen niet meer doorgaan. Ook de wereld van aanbestedingen wordt geraakt door de Coronacrisis maar hiervoor is (nog) geen centrale oplossing bedacht. In deze bijdrage willen we kort stilstaan bij de gevolgen van de Coronacrisis voor lopende en aankomende aanbestedingsprocedures.
Termijnen
Het is voor inschrijvers van belang om na te gaan of zij de aanbestedingstermijnen nog kunnen halen. Door de Coronacrisis kan het moeilijk zijn voor inschrijvers om een inschrijving binnen de reguliere termijnen gereed te maken, bijvoorbeeld vanwege het feit dat veel werknemers thuiswerken en daardoor niet meer even makkelijk en snel met collega’s kunnen overleggen. We raden inschrijvers aan om tijdig aan de bel te trekken bij de aanbestedende dienst en verlenging van de termijn aan te vragen indien noodzakelijk.
Aanbestedende diensten kunnen de termijnen naar eigen inzicht verlengen, ook zonder een oproep van (potentiële) inschrijvers. Immers, de termijnen uit de Aanbestedingswet zijn bijna allemaal minimumtermijnen waarbij per opdracht kritisch dient te worden overwogen of de gestelde termijnen reëel en proportioneel zijn met betrekking tot de te ondernemen acties voor de aanbesteding.
In het geval van lopende aanbestedingen hebben de aanbestedende diensten waarschijnlijk nog geen rekening kunnen houden met de gevolgen van de Coronacrisis. Tijdens een crisis, zoals deze, kan het zo zijn dat de standaardtermijnen niet meer realistisch en proportioneel blijken te zijn, met als gevolg dat inschrijvers worden belemmerd om een passende inschrijving in te dienen. Aanbestedende diensten dienen hierin ook hun verantwoordelijkheid te nemen.
Benodigde stukken
In het Uniform Europees Aanbestedingsdocument (“UEA”), het standaardformulier dat in veel Nederlandse en Europese aanbestedingen wordt toegepast, wordt om verschillende bewijsstukken gevraagd. Deze stukken worden regelmatig bij autoriteiten opgevraagd door inschrijvers omdat veel aanbestedende diensten officiële stukken willen hebben die niet ouder zijn dan zes maanden. Vanwege de Coronacrisis zijn veel betrokken autoriteiten minder goed of niet bereikbaar. De vraag is nu of het realistisch is om te verwachten dat de betrokken autoriteiten de benodigde bewijsstukken tijdig zullen opsturen. Denk bijvoorbeeld aan de Gedragsverklaring Aanbesteden (van Justis), de Akte non-failliet (van de rechtbank) of de Verklaring betalingsgedrag nakoming fiscale verplichtingen (van de Belastingdienst). Tot nu toe is het ons gelukt om deze documenten op tijd te krijgen voor onze cliënten maar er lijkt momenteel geen garantie te zijn dat deze tijdig (kunnen) worden verstrekt door de desbetreffende autoriteiten. De rechtbanken zijn bijvoorbeeld gesloten en verder wordt er veel remote gewerkt.
Daarnaast wordt in bepaalde (grote) aanbestedingsprocedures bijvoorbeeld ook gevraagd om een ondertekende inschrijving, een natte handtekening van een bestuurder of een natte handtekening onder bepaalde verklaringen. Met het oog op de maatregelen tegen het Coronavirus is het ook wat betreft de handtekeningen onzeker of deze tijdig geregeld kunnen worden.
Advies PIANOo
PIANOo (expertisecentrum voor aanbesteden) adviseert aanbestedende diensten om kritisch naar de lopende aanbestedingen te kijken en na te gaan of de Coronacrisis invloed heeft op hun aanbestedingsprocedures waardoor de gestelde termijnen verlenging behoeven bijvoorbeeld. PIANOo beseft zich dat het thuiswerken ervoor kan zorgen dat het vormgeven van een aanmelding of inschrijving ingewikkelder wordt omdat (zeker bij grote aanbestedingen) het opstellen van een offerte vaak een teamprestatie is.
Omdat veel aanbestedingen digitaal verlopen wordt het aanmelden en inschrijven in beginsel niet belemmerd.
PIANOo roept aanbestedende diensten op om de gestelde termijnen te verlengen indien nodig en belanghebbenden daarover te informeren. Dit geldt ook voor andere aanpassingen in de (beoordelings)procedure. PIANOo benadrukt dat iedereen gelijktijdig van dezelfde informatie moet worden voorzien.
Aanbestedende diensten die te maken hebben met Europese aanbestedingen of nationale procedures met voorafgaande bekenmaking, hebben voor het verlengen van de termijnen een rectificatie nodig. Dit kan worden geregeld via TenderNed of een van de andere aanbestedingssystemen.
Oneens met voorgenomen gunningsbeslissing
In normale omstandigheden kan een ontevreden inschrijver een juridische procedure starten tegen een voorgenomen gunningsbeslissing binnen de opschortende-termijn van 20 kalenderdagen. Vanwege de Coronacrisis lijkt dit lastig te worden. Rechtbanken, gerechtshoven en bijzondere colleges hebben hun deuren gesloten tot en met (in ieder geval) 6 april 2020 en daarmee valt de behandeling van zaken stil tot die tijd. Alleen bepaalde zeer urgente zaken worden behandeld.
De kans is groot dat een kort geding in een aanbestedingsprocedure hierdoor niet in behandeling wordt genomen. Voor kort gedingen die wel kwalificeren als urgent zal de normale zitting tijdelijk kunnen worden vervangen door een behandeling per e-mail (op basis van strikte instructies van de voorzieningenrechter). Als de rechter na deze communicatie nog vragen heeft, kan een ‘conference call’ worden georganiseerd. Als naar het oordeel van de rechter een mondelinge behandeling absoluut noodzakelijk is, dan zal de zitting waarschijnlijk worden gepland nadat de maatregelen zijn opgeheven. Dat sluit niet uit dat de rechter kan besluiten dat er in bepaalde gevallen toch een dringende noodzaak is om eerder een zitting in te plannen. Onze inschatting is dat dit niet het geval zal zijn voor aanbestedingszaken. Voor meer informatie over de gevolgen voor geschilbeslechting verwijzen wij u naar een artikel van onze collega’s hierover: “COVID 19: gevolgen voor geschilbeslechting”.
Tot slot geldt nog dat de aanbestedende dienst de mogelijkheid heeft om de opschortende termijn van 20 kalenderdagen te verlengen of op te schorten want ook dat is een minimumtermijn.
Voor vragen over en hulp bij uw (lopende) aanbestedingsprocedures kunt u contact opnemen met onze aanbestedingsexperts Janneke Kohlen en Pauline Kuipers.
