Op dit moment zult u, net als alle andere ondernemers, zich afvragen welke maatregelen u kunt treffen om door de crisis heen te komen. Voor veel bedrijven zijn na loonkosten, de kosten voor huisvesting de grootste kostenpost. Kunt u stoppen met het betalen van uw huur? Nee, helaas is dat niet zonder meer mogelijk, maar in dit blog geven wij u adviezen om de huisvestingslasten te minimaliseren. U krijgt tips op juridisch vlak van Laura Grijpma, senior counsel bij Bird & Bird, en commercieel advies van Erik Tijsma, partner bij Solved, huisvestingsadviseur exclusief voor kantoorhuurders. Van dit blog is ook een Engelse versie beschikbaar: Twobirds.com
Zoals in de inleiding geschreven zijn de huisvestingslasten één van de grootste kostenposten voor u als kantoorhuurder. Hierbij gaat het uiteraard niet alleen om de huur die u betaalt, maar om de bijkomende kosten, zoals servicekosten, energieverbruik en onderhoud. Het is dus zeer de moeite waard om te onderzoeken of, en zo ja, op welke wijze u op korte termijn kosten kunt gaan besparen.
ROZ-huurovereenkomst
Hoogstwaarschijnlijk heeft u een huurovereenkomst die is gebaseerd op het model opgesteld door de Raad voor Onroerende Zaken (ROZ) voor kantoorruimte. Deze vereniging van met name vastgoedeigenaren heeft sinds 1996 een model ontwikkeld dat door veel marktpartijen als ‘standaard’ wordt gezien. De basis huurovereenkomst is echter onvriendelijk voor u als huurder. Daarnaast speelt mee dat het recht dat van toepassing is op de huur van kantoorruimte grotendeels van zogenaamd regelend recht is. Dit betekent dat partijen mogen afwijken van de wet. Dit in tegenstelling tot de huur van woonruimte of winkelruimte, waarop meer dwingend recht van toepassing en de belangen van huurders dus beter zijn gewaarborgd. Ook dient u zich te beseffen dat vastgoedeigenaren niet staan te springen om u in deze tijd te sponsoren. Kortom u zult zelf het initiatief moeten nemen.
Huurprijsbetaling
Door de teruglopende omzet zijn veel huurders niet meer in staat de volledige huurprijs te betalen. De ROZ-huurovereenkomst bevat voor deze omstandigheden geen voorziening. Het beste wat u daarom kunt doen, is in gesprek gaan met uw verhuurder over de huurprijsbetaling. Zo zou tijdelijk een lagere huurprijs kunnen worden overeengekomen (onder behoud van uw huurrechten) of zou – als er in deze periode sprake is van een kwartaalbetaling – kunnen worden overgegaan naar maandelijkse huurbetalingen. U kunt uiteraard ook met uw verhuurder een uitstel of zelfs verval van huurbetalingen proberen te bespreken, bijvoorbeeld in ruil voor een langere huurperiode. Ook de verhuurder zal er over het algemeen veel aan gelegen zijn u (langer) als huurder te behouden. Reken er echter op dat uw verhuurder bij onderhandelingen wel inzicht zal willen in uw financiële situatie en extra zekerheden (bijvoorbeeld een bankgarantie) van u zal verlangen om te voorkomen dat hij uiteindelijk met lege handen komt te staan. Zorg dus dat u goed voorbereid het gesprek aangaat. Bovendien geldt dat als de verhuurder weigert mee te werken aan één van deze opties, u in beginsel wel gehouden bent de in de huurovereenkomst overeengekomen huurprijs te betalen. Wij wijzen u erop dat de algemene bepalingen van het ROZ-model ook voorzien in boetes op onvolledige en te late betaling.
Onvoorziene omstandigheden
Heeft u te maken met een weigerachtige verhuurder en kunt u aantonen dat u de huurprijs niet meer kunt opbrengen, dan is een gang naar de rechter nog een optie. Als huurder zou u de rechter op grond van ‘onvoorziene omstandigheden’ (artikel 6:258 BW) kunnen verzoeken de huurovereenkomst te wijzigen of geheel of gedeeltelijk te ontbinden. Normaal gesproken zijn rechters vrij terughoudend in het toewijzen van een dergelijk verzoek; de door huurders aangevoerde onvoorziene omstandigheden (bijvoorbeeld tegenvallende bezoekersaantallen, een economische crisis of het niet doorgaan van een stedenbouwkundig plan) worden doorgaans tot het gewone ondernemersrisico van de huurder gerekend. De huidige crisis veroorzaakt door het Coronavirus is echter zo uitzonderlijk dat een beroep op ‘onvoorziene omstandigheden’ met het doel om, bijvoorbeeld, uitstel van huurbetaling te krijgen wel kans van slagen zou kunnen hebben. Aan de andere kant lijkt ook deze mogelijkheid niet onbeperkt, omdat er juist werktijdverkortingsregelingen en andere overheidssteun komt voor bedrijven die onevenredig zwaar worden getroffen en ook de lasten van de verhuurder (o.a. hypotheeklasten, onderhoud) gewoon doorlopen.
Daarbij speelt ook dat partijen in contractuele relaties, zoals een huurrelatie, altijd geacht worden te handelen in overeenstemming met de beginselen van redelijkheid en billijkheid. Het blijven vasthouden door de verhuurder aan de oorspronkelijk overeengekomen huurbetalingen, terwijl een huurder zwaar getroffen is door deze crisis, zou als onredelijk kunnen worden beschouwd. Maar het niet betalen van enige huur door de huurder zou net zo goed als onredelijk te kwalificeren kunnen zijn. Deze belangenafweging valt mogelijk anders uit bij een huurder van winkel- of horecaruimte die verplicht moet sluiten door de overheid en daardoor geconfronteerd wordt met een volledig omzetverlies. Daar zal het belang van de huurder waarschijnlijk zwaarder wegen dan dat van de verhuurder. Bij de meeste kantoorhuurders ligt dat echter anders, omdat werknemers in veel gevallen ook vanuit huis hun werkzaamheden kunnen voortzetten.
Praktisch probleem bij deze gerechtelijke optie is dat ook de rechtbanken gehinderd zijn door de Coronacrisis en, bijvoorbeeld, nog alleen rechtszittingen in urgente zaken houden. Ongetwijfeld zal de crisis ook leiden tot verdere vertraging bij de rechtbanken, zodat niet te verwachten is dat u op korte termijn een beslissing heeft op uw verzoek om aanpassing van de huurovereenkomst wegens onvoorziene omstandigheden. Dit neemt echter niet weg dat het opstarten van een dergelijke procedure wel een duidelijk waarschuwingssignaal kan zijn richting de verhuurder. Immers, als uiteindelijk de rechter oordeelt dat de huidige omstandigheden zo uitzonderlijk zijn dat de huurder in redelijkheid niet meer aan de oorspronkelijke huurovereenkomst kan worden gehouden en deze dus (met terugwerkende kracht) aangepast moet worden, zou de verhuurder aansprakelijk kunnen zijn voor de gevolgen van zijn onredelijke opstelling. Ons advies aan huurders, maar dus ook aan verhuurders, van kantoorruimte is dan ook om met elkaar in gesprek te gaan en rekening te houden met elkaars redelijke belangen.
Afspraken in de huurovereenkomst
Voordat u een gesprek aangaat met uw verhuurder over de huurbetalingen adviseren wij u ook de huurovereenkomst, de toepasselijke algemene bepalingen voor kantoorruimte (te vinden op de website van ROZ: https://roz.nl/) en eventueel bijbehorende allonges (afspraken die na het sluiten van de overeenkomst zijn gemaakt) goed door te nemen; hierin staan namelijk mogelijk relevante afspraken die u kunt gebruiken in uw gesprek met de verhuurder en uw onderhandelingspositie kunnen versterken. De volgende punten zijn van belang:
- Expiratiedatum
Huurovereenkomsten zijn in de regel afgesloten voor een vaste periode, bijvoorbeeld 5 jaar. In principe betekent dit dat u aan het einde van deze huurperiode het recht heeft de huurovereenkomst te beëindigen. Wellicht is dit moment nabij en kunt u hiervan gebruikmaken.
Als u de huidige kantoorruimte (gedeeltelijk) wenst te blijven huren is het interessant om met de verhuurder in gesprek te gaan over een verlenging. Hierbij snijdt het mes aan 2 kanten: de verhuurder krijgt een langer huurcontract en dus meer zekerheid en u kunt dit gebruiken om de huur te verlagen of wellicht m2 terug te geven. - Opzegdatum
Normaliter is de opzegtermijn van de huurovereenkomst 12 maanden. Houdt deze dus goed in de gaten om niet onbedoeld in een nieuwe huurtermijn te belanden. - Onderverhuur
Een andere mogelijkheid om kosten te verlagen is het onderverhuren van (een deel van) uw kantoor. Of dit te realiseren is hangt uiteraard af van veel factoren, zoals de locatie, de huurprijs die u vraagt en het opleveringsniveau. Daarnaast dient u hiervoor in beginsel vooraf schriftelijke toestemming te krijgen van de verhuurder; dit is standaard opgenomen in de toepasselijke algemene bepalingen. Als u geen specifieke afspraken hierover heeft gemaakt in de huurovereenkomst dan kan de verhuurder deze toestemming weigeren, bijvoorbeeld omdat hij zelf leegstand heeft in het gebouw en daarom liever eerst die ruimtes verhuurt. Doet u dit toch, dan riskeert u op grond van de toepasselijke algemene bepalingen een boete. - Breakopties
In huurovereenkomsten zijn ook regelmatig breakopties opgenomen. Een breakoptie geeft u als huurder de mogelijkheid om gedurende de looptijd van de huurtermijn (een deel van) de huurovereenkomst te beëindigen, al dan niet onder betaling van een boete. Wij zien regelmatig dat deze breakopties door huurders worden vergeten. Kijk hiervoor dus in de oorspronkelijke huurovereenkomst en niet alleen in de samenvatting van de huurovereenkomst. - Exploitatieverplichting
Een standaard bepaling in de huurovereenkomst is dat u een exploitatieverplichting heeft. Dit betekent dat u het gehuurde gedurende de huurovereenkomst geheel in gebruik dient te houden. De achtergrond van deze bepaling is tweeledig: leegstand in een gebouw heeft een negatief commercieel effect en ruimte die niet wordt gebruikt wordt vaak ook niet meer goed onderhouden. Gelet op de geldende thuiswerkverplichting van de overheid is het uiteraard niet meer mogelijk het gehuurde (geheel) te exploiteren, maar een verhuurder kan u hier in ‘normale’ tijden wel (weer) aan houden. Om vervelende discussies hierover met uw verhuurder te vermijden, is het daarom raadzaam de verhuurder te vragen om tijdelijke ontheffing van deze exploitatieverplichting en daarbij ook duidelijke afspraken te maken over de duur.
In het verlengde hiervan kunt u overwegen om niet gebruikte delen van uw kantoor tijdelijk af te sluiten. Dit scheelt u uiteraard fors in energieverbruik en schoonmaakkosten. Maar hiervoor geldt in principe dat u vooraf in overleg zult moeten met de eigenaar/verhuurder om hiervoor schriftelijke toestemming te krijgen. - Markthuurprijsherziening
Een laatste punt wat mogelijk verlichting kan geven is een clausule die beide partijen de mogelijkheid geeft de huurprijs aan te passen aan de markthuurprijs. U dient zich vooraf wel goed te laten informeren over de werking van deze bepaling, want ondanks dat door de crisis de vastgoedmarkt onder druk zal komen te staan wil dit niet zeggen dat het ook direct in uw voordeel werkt.
Samenvattend
Als kantoorhuurder heeft u dus niet direct contractuele of wettelijke mogelijkheden om de huur stop te zetten of (gedeeltelijk) op te schorten vanwege de financiële gevolgen van de Coronacrisis voor uw bedrijf. U zult hiervoor in gesprek moeten met de verhuurder en er samen zien uit te komen. Zo zou u de mogelijkheid kunnen bespreken om tijdelijk de huurprijs of servicekosten te verlagen, of zelfs vrijstelling van huurbetaling in ruil voor een verlenging van de huurperiode. Daarnaast biedt de huurovereenkomst wellicht nog mogelijkheden tot (vroegtijdige) opzegging of onderverhuur. In alle gevallen is het zinvol om u vooraf te laten informeren om goed beslagen het gesprek met de verhuurder aan te kunnen gaan.
Wij hopen u een aantal handvatten te hebben gegeven om de kosten van uw huisvesting in deze periode tot een minimum te beperken. Uiteraard geven de specialisten van Bird & Bird en Solved (zie: https://www.solved.nl/) u graag op maat gesneden advies. Wij wensen u veel sterkte de komende maanden.
