Steeds meer contracten worden langs elektronische weg gesloten en steeds meer bedrijven streven naar een paperless office. Wie durft zijn papieren archief te vernietigen en louter nog te vertrouwen op digitale contracten? In dit artikel geven we enkele praktische handvatten.
Inleiding
Op grond van Boek 3 en 6 van het BW kunnen de meeste rechtshandelingen vormvrij en dus ook elektronisch plaatsvinden. Elektronisch contracteren is veelal mogelijk evenals het elektronisch aanbieden van algemene voorwaarden. Ook de bewaarverplichtingen uit de fiscale wetgeving en Boek 2 BW staan er niet aan in de weg dat ondernemers elektronisch archiveren, zolang de audit-trail maar in stand blijft.
De praktijk laat zich al helemaal niet tegenhouden. Het sluiten van contracten en communiceren in het kader van contracten vindt steeds vaker elektronisch plaats: via webshops of omdat getekende overeenkomsten worden ingescand en per e-mail uitgewisseld. De vraag komt dan ook op: wordt het niet tijd om het bestand met papieren contracten in te scannen en het origineel te vernietigen?
Wat kan er wel, wat kan er niet?
Voor de meeste contracten gelden geen vormvereisten: een elektronisch contract is net zo geldig als een schriftelijk (of mondeling) contract. Contracten dienen vooral als bewijs voor wat er is afgesproken. Als iemand er dus voor kiest het originele contract te vernietigen en alleen een ingescand exemplaar te bewaren, rijst de vraag: heeft deze scan dezelfde bewijskracht als het papieren origineel?
Het formele antwoord luidt ‘nee’: een papieren contract is een ‘onderhandse akte’ en heeft dwingende bewijskracht tussen partijen. Een scan van een papieren contract is geen ‘akte’ en heeft dus niet dezelfde dwingende bewijskracht. Maar het is de vraag of de soep in de praktijk wel zo heet wordt gegeten. Voor niet-akten geldt de vrije bewijswaardering door de rechter. Dit betekent dat de (civiele) rechter vrij is in het waarderen van het bewijs en zoveel mogelijk de materiële waarheid moet achterhalen.
In de rechtspraak blijken e-mails en scans nauwelijks een probleem op te leveren als bewijs van het bestaan van een contract. Zolang de wederpartij de ontvangst van e-mails of de geldigheid van een scan niet betwist – en voor zover wij kunnen overzien gebeurt dat in praktijk vrijwel nooit – is er sowieso geen probleem. Verder gaan rechters uiterst pragmatisch om met digitaal bewijs. Twee aardige voorbeelden hiervan zijn te vinden in een uitspraak van het Hof Amsterdam van 6 maart 2008, ECLI:NL:GHAMS:2008:BC6016 en een uitspraak van het Hof Leeuwarden van 8 september 2009, ECLI:NL:GHLEE:2009:BJ7622. In beide uitspraken twisten partijen over de ontvangst van een e-mail. In de eerste uitspraak acht het Hof het onaannemelijk dat een e-mail een bepaald e-mailadres niet had bereikt, omdat deze partij zelf ook vanaf dat e-mailadres aan de wederpartij had gemaild. In de tweede uitspraak concludeert het Hof dat ontvangst van de betreffende e-mail aannemelijk is, maar dat dit niet van belang is voor de vraag of er een overeenkomst tot stand is gekomen, omdat de betreffende e-mail niet meer beoogt dan reeds gemaakte afspraken te bevestigen.
Tips en Trucs
Partijen die overwegen hun contracten-administratie in te scannen en het origineel te vernietigen, zouden dan ook het volgende in gedachten moeten houden:
- In het algemeen geldt voor contracten geen wettelijke verplichting om de originele papieren versie te bewaren – mits de audit-trail in stand blijft.
- Het is verstandig om in contracten afspraken te maken over de bewijskracht van scans van het contract en elektronische communicatie die in het kader van het contract plaatsvindt, zodat hierover onderling geen misverstand bestaat.
- Vraagteken blijft wel in hoeverre elektronische versies van originele contracten toekomstbestendig zijn: ben je over 5 of meer jaar nog wel in staat het contract in de database terug te vinden en te openen?
Afsluiting
Om het vertrouwen in elektronische interactie tussen burgers, bedrijven en de overheid te vergroten heeft de Europese Commissie een Verordening voorgesteld die de Richtlijn elektronische handtekening moet gaan vervangen. Mogelijk gaat deze Verordening er samen met de voortschrijdende techniek in slagen een breed geaccepteerd stelsel van elektronische identificatie te introduceren op basis waarvan contracten voortaan geheel langs elektronische weg gesloten gaan worden en het onderscheid tussen papier/origineel en scan/kopie helemaal verdwijnt – waarmee dus ook de laatste zorg over de bewijskracht van elektronische kopieën zal verdwijnen.
Bron: GCN Nieuwsbrief 2014, februari
