Het komt nog wel eens voor dat een cliënt iets aan de Notaris “in depot” wil geven. In dit stuk wordt beschreven wat het nut een dergelijke Depotakte is, wat de juridische achtergrond daarvan is en wat er wel of juist niet aan zo’n akte aangehecht kan worden.
Wat zegt de wet?
Artikel 48 van de Wet op het Notarisambt (ook wel de “Notariswet”) zegt dat een iemand aan een Notaris kan vragen om een akte in zijn protocol op te nemen. Als zo een stuk aan de Notaris wordt aangeboden, dan maakt hij van dat feit een Notariële Depotakte op en hecht het aangeboden stuk aan die Notariële Depotakte. Daarmee wordt het stuk opgenomen in het Protocol van de Notaris. Het Protocol is het geheel van alle stukken (waaronder Notariële akten) die door de Notaris bewaard moeten worden, en die uiteindelijk in het Rijksarchief belanden.
Wat is het nut van een Depotakte?
Omdat een Notariële akte een vaste datum heeft, levert een Depotakte op eenvoudige wijze het bewijs dat iets op een bepaalde datum al bestond, en wie op dat moment daarover de beschikking had. Dat kan van belang zijn voor het vaststellen van auteursrecht en andere intellectuele eigendomsrechten. Zo een vastlegging wordt ook wel een “Design Freeze” genoemd. Ook kan hiermee een feitelijke situatie op een bepaalde datum worden vastgelegd, zoals bijvoorbeeld het niet aanwezig zijn van scheuren in gevels van woningen op een datum die vóór de start van bijvoorbeeld sloopwerkzaamheden of gaswinning ligt.
De Depotakte en de aangehechte stukken komen in het Protocol van de Notaris. De Notaris kan die stukken daardoor niet meer terug geven. De Notaris kan wel altijd officiële afschriften afgeven.
Kun je alles aan een Depotakte hechten?
In de Notariswet wordt verwezen naar artikel 156 van het Wetboek van Burgerlijke Rechtsvordering. Dat artikel beschrijft wat “akten” zijn. Akten zijn in beginsel alleen geschriften. In de praktijk vindt men het geoorloofd om tekeningen, kaarten en foto’s aan te hechten, maar daar ligt dan ook de grens. Andere zaken, zoals Cd-Roms, of kistjes met inhoud kunnen niet aan een Depotakte gehecht worden. Voordat artikel 48 in de Notariswet werd opgenomen (in 1999), gebeurde het nog wel eens dat aan een Depotakte een enveloppe werd gehecht, met daarin bijvoorbeeld een (niet aangehechte) floppydisk. Dat is echter niet meer mogelijk. Papieren kun je dus aan een akte hechten, maar daar zijn wel fysieke beperkingen aan. De akte met de aangehechte stukken moet nog hanteerbaar zijn, en in het opbergsysteem van de kluis passen. Een ander voorschrift is dat de Notaris kennis moet kunnen nemen van datgene wat aangeboden wordt. Een verzegelde enveloppe mag de Notaris dus niet aannemen.
Is er een alternatief voor een Depotakte?
Naast de Depotakte is het mogelijk dat door de Notaris een overeenkomst van bewaarneming wordt opstelt. De Notaris verklaart daarbij dat hij een document of een zaak (bijvoorbeeld een hard disk) in bewaring neemt, en die na verloop van tijd terug geeft, of op verzoek daarvan een kopie afgeeft.
De Notaris doet dit niet in zijn hoedanigheid van ambtenaar en neemt de overeenkomst en bijbehorende stukken ook niet op in zijn Protocol. In de praktijk wordt echter aan zo een overeenkomst van bewaarneming die door een Notaris is opgesteld vrijwel dezelfde bewijskracht toegekend als aan een “echte” Depotakte.
Om dit te versterken kan de Notaris een Depotakte opmaken, met daaraan een kopie van de overeenkomst van bewaarneming.
